Buku Produktif Administrasi Perkantoran

Buku/Modul produktif Administrasi perkantoran telah beredar luas baik di sekolah maupun di toko buku, dan bermacam-macam penerbit telah mengeluarkan varian buku tersebut.

Namun ternyata banyak juga kesulitan dalam mengakses sumber buku karena berbagai masalah yang dihadapai. Berangkat dari hal tersebut, serta keinginan penulis untuk menambah khazanah buku Administrasi Perkantoran maka penulis mencoba menambah sumber bacaan bagi siswa/i maupun guru administrasi perkantoran.

Buku tersebut merupakan buku kurikulum KTSP mengingat masih banyak sekolah yang menggunakan kurikulum ini. Namun tidak menutup kemungkinan sekolah penguna kurikulum nasional juga dapat menggunakannya.

Buku/Modul  yang diterbitkan yaitu

1. Menangani Surat/Dokumen Kantor
2. Aplikasi Perangkat Lunak

Buku diatas merupakan E-Book sehingga yang dapat kami berikan adalah filenya saja, maka Bapak/Ibu tinggal mencetaknya atau dapat pula membaca menggunakan Laptop/Komputer masing-masing.

Materi yang akan dibahas pada buku Menangani Surat/Dokumen Kantor adalah sebagai berikut:

• Pengertian, fungsi dan jenis surat
• Pengertian surat masuk dan surat keluar
• Pola kegiatan administrasi
• Sistem pengurusan surat
• Menangani Surat Masuk
• Menangani Surat Keluar
• Kategori surat penting
• Penanganan surat penting
• Pemilihan jasa pengiriman
• Pengertian surat Elektronik
• Etika Mengirim E-mail

Jumlah halaman 38 Lbr

Ukuran kertas HVS A4

------------------------------------------------

Materi yang akan dibahas pada buku Mengelola Aplikasi Perangkat Lunak sebagai berikut:

• Aplikasi Pengolah Kata
• Aplikasi Pengolah Angka
• Aplikasi Pengolah Presentase
• Aplikasi Pengolah Gambar
• Aplikasi Pengolah Suara
• Media Penyimpanan File

Jumlah halaman 86 Lbr

Ukuran kertas HVS A4

---------------------------------------------------------
lihat juga Modul Menangani Penggandaan Dokumen

Bapak/Ibu jika tertarik ingin memiliki kedua ebook tersebut,  silahkan email ke: anugerahbhavati@gmail.com

Bagan Penanganan Surat Masuk

Bagan penanganan surat masuk sistem kartu kendali

Keterangan:

1. Petugas pos/kurir menyerahkan surat kepada penerima surat
2. Penerima surat menyerahkan surat kepada pencatat surat untuk dibaca dan dicatat dalam KK rangkap tiga.
3. Pencatat surat menerahkan surat beserta lembar KK II dan III kepada pengarah surat untuk diperiksa, dan mengambil KK I kemudian diserahkan kepenata arsip
4. Pengarah surat memeriksa pengisian KK II dan III, menyimpan KK II sebagai kartu kontrol, dan menyerahkan surat beserta KK III kepada unit pengolah melalui TU unit pengolah/sekretaris
5. TU unit pengolah/sekretaris memberi paraf pada kolom pengolah kemudian menyerahkan surat, dan KK III, beserta dua lembar disposisi kepada pimpinan. Jika surat sudah kembali dari pimpinan, KK III dan LD II disimpan, surat dan LD I deserahkan kepada pelaksana sesuai dengan disposisi pimpinan.
6. Jika pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan disposisi pimpinan, surat dan LD I diserahkan kepada TU unit pengolah/sekretaris untuk disimpan
7. Jika surat sudah selesai diproses atau sudah inaktif, surat dan KK III di unit pengolah ditukar dengan KK II pada pangarah surat
8. Pengarah surat selanjutnya memberikan surat dan KK III ke penata arsip untuk ditukar dengan KK I kemudian KK I disimpan pengarah surat.

Namun perlu diperhatikan bahwa tidak semua pengurusan surat masuk selalu menggunakan bagan seperti diatas, penggunaan bagan diatas diperuntukkan bagi kantor dengan tata persuratan yang banyak dan struktur organisasi yang kompleks.

Bagi perusahaan/instansi kecil menengah penanganan surat dapat hanya diurus oleh satu orang pegawai saja.

Baca sebelmunya Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya surat dapat dikelompokkan menjadi empat jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas, surat bisnis, dan surat sosial.

Mari kita bahas satu persatu.

Surat Pribadi

Surat pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak memiliki format penulisan yang baku dan cendrung bersifat informal.

Penulisan surat pribadi tentu saja sangat tergantung pada kemampuan seseorang dalam mengekspresikan buah pikiran, ide ataupun gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain.

Surat-surat pribadi ini timbul dalam persoalan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara keluarga, antra teman, antar sejawat. Salah satu contoh surat pribadi adalah surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat belasungkawa, surat ucapan terimakasih, dan sejenisnya.

Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Karena berkaitan dengan kegiatan dinas dan bersifat formal, maka surat dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan korespondensi instansi tertentu.

Surat dinas juga merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam kaitannya dengan pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari suatu instansi kepada instansi lainnya dan dari instansi kepada karyawan dan sebaliknya.

Termasuk dalam kategori surat dinas adalah surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengatar, surat tugas, surat nota, surat instruksi, surat kuasa, surat perjalanan dinas, surat memo, dan surat keputusan.

Baca juga Surat Menurut Wujudnya

Surat Bisnis

Surat bisnis (bussines letters), sering disebut surat niaga, merupakan surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi (perusahaan percetakan), perdagangan (toko buku), dan usaha jasa (perusahaan asuransi, jasa konsultan dll).

Termasuk dalam kategori surat bisnis adalah surat pemberitahuan, surat penawaran, surat pemesanan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat pengiriman produk, surat penagihan, surat pembayaran, surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat perintah kerja, surat perjanjian jual-beli, dan surat pengaduan.

Surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis karena hubungan dengan pihak luar organisasi/ perusahaan dilakukan melalui korespondensi atau surat menyurat. Oleh karena itu, surat bisnis harus dibuat dengan sebaik-baiknya, jelas dan menarik perhatian pembaca, menggunakan bahasa yang sederhana (mudah dipahami), serta perlu dikelola secara profesional oleh pegawai yang memiliki keahlian dalam bidan korespondensi.

Surat Sosial

Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya. Termasuk dalam lembaga sosial seperti Lembaga Yayasan Anak Yatim-Piatu, Badan Amil Zakat Nasional, Dompet Duafa, dan lain sebagainya yang bergerak dalam bidang sosial.

Contoh surat sosial adalah surat pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan batuan dana kepada masyarakat, surat terimakasih kepada donatur, surat undangan menghadiri peringatan, dan lain sebagainya.

Baca juga Jenis dan Kegunaan Surat Peringatan

Hal Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan terhadap seseorang yang dapat dipercaya agar bertindak mewakili orang yang memberi kuasa, karena orang yang memberi kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat kuasa adalah:

1. Surat kuasa dibuat karena sipemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri.
2. Surat kuasa diberikan oleh seseorang kepada orang lain untuk bertindak sebagai pemberi kuasa berdasarkan unsur kepercayaan
3. Surat kuasa untuk instansi atau kedinasan ditulis pada kertas yang bermaterai.
4. Pemberi dan penerima surat kuasa harus sudah dewasa, sehat jasmani dan rohani.
5. Identitas penerima dan pemberi surat kuasa harus jelas, nama, umur, pekerjaan serta alamat masing-masing.
6. Surat kuasa dibuat oleh perusahaan atau instansi menggunakan nomor surat kuasa.
7. Perlu dijelaskan maksud pembuatan surat kuasa tersebut.
8. Surat kuasa hanya berlaku pada jangka waktu yang telah ditetapkan.
9. Surat kuasa perseorangan tidak perlu memakai nomor surat kuasa.
10. Surat kuasa perlu mencantumkan tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat tersebut dibuat.
11. Surat kuasa harus ditandatangani oleh pemberi dan penerima kuasa.
12. Surat kuasa atau instansi yang dibuat perusahaan harus memakai cap instansi yang bersangkutan.

Isi Surat Kuasa

Surat kuasa dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

Surat Kuasa Perseorangan

Surat kuasa ini dibuat oleh perseorangan atau pribadi yang diberikan kepada seseorang yang dapat dipercaya. Isi surat perseorangan adalah.

1. istilah atau kata-kata surat kuasa
2. nama pemberi atau penerima kuasa
3. pekerjaan memberi atau menerima
4. maksud dan tujuan surat kuasa
5. tempat, tanggal, bulan dan tahun surat kuasa dibuat
6. tanda tangan dan nama jelas pemberi dan penerima kuasa

Surat Kuasa Instansi atau Perusahaan

Surat ini merupakan surat kuasa yang dibuat oleh instansi atau perusahaan yang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan atau karyawannya, sesuai dengan tugasnya masing-masing, untuk melaksanakan tindakan tersebut.

Isi surat kuasa instansi atau perusahaan mencakup hal-hal berikut:

1. nama organisasi, instansi atau perusahaan dengan alamat yang lengkap
2. kata-kata dalam surat kuasa
3. nomor surat kuasa
4. nama penerima surat kuasa
5. jabatan atau pekerjaan penerima kuasa
6. alamat penerima kuasa
7. tujuan memberi kuasa
8. tempat dan tanggal, bulan dan tahun surat kuasa dibuat
9. tanda tangan di atas materai, nama jelas, dan jabatan pemberi kuasa
10. tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penerima kuasa

Surat sebelumnya Surat Perjanjian