Menghitung Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Seperti telah disebutkan diatas bahwa untuk menentukan/memilih arsip yang akan digunakan salah satu pertimbangannya adalah tentang biaya yang tersedia.  Agar biaya yang tersedia dapat digunakan secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan.

Hal ini sangat penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan.  Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survey terhadap kebutuhan peralatan.

Survey dilakukan secara intern dan ekstern.  Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapat yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja.  Secara ekstern dapat dilakukan dengan mencari peralatan dan perlengkapan yang bermutu baik dengan harga yang bersaing.

Di samping itu, penghitungan yang cermat juga dapat membantu untuk menentukan jenis, bahan, jumlah peralatan, dan perlengkapan apa saja yang memang benar-benar perlu disediakan.
Perhatikan contoh cara perhitungan kebutuhan dari perlengkapan arsip.

Penghitungan kebutuhan sarana untuk menangani arsip inaktif setebal 1 meter (100 cm) yang akan disimpan di dalam kotak arsip dan ditempatkan dalam rak arsip.  Sarana yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

1. Kartu Deskripsi

• Kartu deskripsi terbuat dari kertas HVS/Duplikator
• Ukuran kartu deskripsi 10 cm x 15 cm atau seperempat kertas HVS/duplicator ukuran folio.
• Setiap kartu deskripse digunakan untuk mendeskripsikan arsip rata-rata setebal 0,2 cm.
  Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kartu deskripsi sebanyak:
  Tebal arsip : ketebalan pendeskripsian = 100 : 0,2 = 500 kartu deskripsi.
  Kebutuhan kertas HVS/duplicator = (500 : 4) x 1 lembar = 125 lembar kertas HVS/duplicator.

2.  Kertas Pembungkus

• Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas Samson.
• Ukuran kertas pembungkus adalah 90 cm x 40 cm atau sepertiga ukuran kertas Samson.
• Setiap satu kertas pembungkus digunakan untuk membungkus arsip rata-rata setebal 0,2 cm.
  Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kertas pembungkus sebanyak:
  Tebal arsip : ketebalan pembungkusan = 100 : 0,2 = 500 kertas pembungkus.
  Kebutuhan kertas Samson = (500 : 3) x 1 lembar = 166,67 = 167 kertas Samson.

3.  Kotak Arsip

• Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam.
• Ukuran kotak arsip, yaitu panjang = 38 cm, lebar = 10 cm, dan tinggi = 27 cm.
  Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kotak arsip sebanyak:
  Jumlah arsip : lebar kotak = 100 : 10 = 10 kotak arsip.
  Jadi, kebutuhan kotak arsip sebanyak 10 buah.

4.  Rak Arsip

• Rak arsip atau roll o’pack terbuat dari metal.
• Panjang rak arsip = 107 cm.
• Setiap rak arsip terdiri dari 5 trap/shelf.
• Setiap trap berisi 10 kotak arsip ukuran 10 cm.
• Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan rak sebanyak 1 trap.

5.   Alat Tulis Kantor dan Saran Lain
Kertas HVS, spidol, marker, cutter, tali rapia, dan sebagainya, penyediaannya disesuaikan.

Baca sebelumnya Analisa Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
sumber:
[1] Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Sri Endang, Erlangga

Analisa Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:

1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sebagainya.
2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.
3. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, apakan jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata-rata pertambahannya.
4. Peralatan yang akan digunakan juga harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.
5. Peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.
6. Bentuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kecil.
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
8. Biaya yang tersedia.

Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan.  Dengan adanya peralatan tersebut, maka tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudan tercapai.

Oleh karena itu, peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.
Berbagai macam peralatan kearsipan dapat dicari di toko-toko  keperluan kantor, dengan berbagai macam model, harga, bahan, dan sebagainya.

Namun demikian, peralatan tersebut dapat dipesan khusus jika menginginkan peralatan yang lebih spesifik, baik bahan, model, maupun ukurannya. Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapat yang dibutuhkan.

Berikut ini contoh daftar dari kebutuhan peralatan dan perlengkapat arsip suatu kantor.
Daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapan arsip suatu kantor:

Pengisian kode mengikuti aturan yang berlaku dalam suatu kantor.  Pengajuan suatu perlengkapan juga mengikuti aturan yang berlaku di suatu kantor, tetapi pada umumnya diajukan atau dibuat untuk 1 tahun.

Selanjutnya Baca Menghitung Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

sumber:
[1] Mengelola Sistem Kearsipan, Sri Endang Dkk, Erlangga

Pengertian Laporan dan Jenisnya

ilustrasi laporan

Laporan adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan seorang sekretaris kepada atasannya atau suatu panitia/tim kepada yang membentuknya sebagai akibat dari pelaksanaan suatu kegiatan.

Menurut wikipedia Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

Terdapat beberapa pengertian laporan menurut para ahli, yakni sebagai berikut:

Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo
Laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi.

Menurut J.C. Denyern
Laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa.

Fungsi Laporan

1. alat untuk menyampaikan informasi
2. alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas
3. bahan penentu kebijakan
4. alat untuk membina kerja sama
5. alat untuk memperluas ide/tukar menukar pengalaman

Jenis Laporan

Jenis laporan dibedakan berdasarkan isi, bentuk, sifat, penyampaian, dan waktu priodesasinya.

1. Laporan berdasarkan Isi dan Maksudnya

Berdasarkan isi dan maksudnya, laporan terdiri atas:

1. Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan
2. Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran, pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam
3. Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam
4. Laporan pertanggungjawaban, yaitu laporan yang berupa pertanggungjawaban yang dapat dikerjakan dengan berpedoman pada 2 hal:
   - apabila proyeknya sudah selesai
   - jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuan
5. Laporan kelayakan, yaitu laporan yang bertujuan untuk menentukan mana yang terbaik setelah menganalisa suatu masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan layak atau tidak.

2. Jenis laporan Menurut Bentuk

Menurut bentuknya, laporan dapat dibedakan menjadi:

1. Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang biasa digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya saja (isi laporan)
2. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman
3. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan bentuk naskah dapat pendek atau panjang, penyampaiannya memerlukan memo atau surat pengantar.

3. Jenis Laporan Menurut Sifat

1. Laporan biasa
2. Laporan penting

4. Jenis Laporan menurut Penyampaian

1. Laporan lisan
2. Laporan tulisan
3. Laporan visual

5. Jenis Laporan Menurut Waktu dan Periodesasi

1. Laporan rutin
2. Laporan berkala

Penyusunan Laporan

Laporan harus disusun dengan sempurna dan lengkap, tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan, jika hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan. Laporan harus disajikan secara menarik.

Berikut ini merupakan kerangka penyusunan laporan:

1. Judul
2. Daftar Isi
3. Kata Pengantar
4. Ringkasan
5. Isi Laporan
6. Penutup
7. Lampiran

sumber:

[1] https://id.wikipedia.org/wiki/Laporan

[2] Membuat Dokumen, Tati Sutarni Dkk, HUP

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Arsip

Cara Mengindeks Nama Orang Indonesia

1. Nama tunggal, adalah nama orang yang terdiri atas suku kata, maka diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. Contoh:
   
2. Nama ganda, adalah nama orang yang terdiri lebih dari satu suku kata, maka diindeks berdasarkan suku kata terakhir dari nama tersebut. Misalnya: 
   
3. Nama keluarga/suku/marga, adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga, misalnya: 
   
4. Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya: 
   
5. Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misal: 
   
6. Nama orang yang memakai gelar, yang diutamakan ialah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar ditempatkan pada unit terakhir dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.
   
   Ada beberapa gelar yang umum dipergunakan yaitu:
   
   1. Gelar akademik seperti S.Pd, Dra, Drs, S.H., dan lain sebagainya
   2. Gelar keagamaan seperti Kiai, K.H. Haji, Hajjah, Ustazah, dan lain-lain
   3. Gelar kebangsawanan, seperti Raden, Raden Ayu, Sultan, dan lain sebagainya
   4. Gelar kepangkatan, seperti marsekal, laksamana, Kapten, dan lain sebagainya.
   5. Gelar Jabatan, seperti Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, Lurah, dan lain sebagainya
   diindeks sebagai berikut:
   
7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali seperti Putu, Wayan, Made, Nyoman, Ketut, diutamakan yang diindeks ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran, misalnya:
   
8. Nama orang yang diikuti dengan nama baptis, diutamakan nama aslinya sehingga nama baptis tidak diindeks. Namun apabila nama baptis itu diikuti nama tunggal maka nama baptisnya turut diindeks, misalnya: 
   
9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalkan: 
   
10. Nama orang yang memakai kata bin/binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian. Misalnya: 
    
11. Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis. Misalnya: 
    

Cara Mengindeks Nama Orang Asing

1. Nama orang Barat, Jepang, India, dan lain sebagainya, diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang (nick name). Misalnya: 
   
2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan penghubung tersebut sebagai satu kata. Misalnya: 
   
3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap satu unit tersendiri, tetapi merupakan kesatuan dari nama keluarga. Pengindeksan dilakukan dengan cara menempatkan orang yang di depannya diberi awalan, misalnya: Van, Vande, De, Di dan sebagainya, misalnya: 
   
4. Nama orang China, Taiwan, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang china, taiwan, maupun korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan. Misalnya: 
   

Cara Mengindeks Nama Perusahaan

1. Mengindeks nama perusahaan pada umumnya diutamakan nama yang dipentingkan kemudian diikuti dengan badan hukum atau kegiatannya, misalkan: 
   
2. Nama bank atau perusahaan yang disingkat, cara mengindeksnya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan tersebut terlebih dahulu, kemudian diindeks sebagaimana nama kepanjangannya, misal: 
   
3. Nama  perusahaan yang menggunakan nama orang, diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudiaan diikuti dengan jenis badan hukum atau kegiatannya misalnya: 
   
4. Nama perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menuliskan angka tersebut sebagai satu unit dengan yang lainnya. Misalnya: 
   
5. Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan, diindeks dengan cara sebagai berikut: 
   
6. Nama perusahaan yang menggunakan tanda penghubung, dari, dan, &, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut, pengindeksannya dilakukan sebagai berikut. 
   

4. Cara Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1. Nama instansi yang diutamakan ialah sifat dari instansi tersebut, misalnya: 
   
2. Nama instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan nama instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir pengindeksan. Misalnya: 
   
3. Nama yayasan/perkumpulan, yang pertama diindeks ialah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya. Misalnya: 
   
4. Nama pemerintah negara asing, yang diindeks ialah unit politik dari negara tersebut, Misalnya: 
   

sumber: 
http://idkf.bogor.net/yuesbi/e-DU.KU/edukasi.net/SMK/Sekretaris/Kearsipan.Sistem.Abjad/materi4.html
Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggraini, Armico

Baca juga Arsip Elektronik

LOMBA KARYA TULIS KEARSIPAN NASIONAL 2015

LOMBA KARYA TULIS KEARSIPAN NASIONAL 2015

Dalam rangka Dies Natalis Arsip UGM ke-11, Arsip Universitas Gadjah Mada menyelenggarakan Lomba Karya Tulis Kearsipan (LKTK) Nasional 2015.

KATEGORI LOMBA
Pelajar (Siswa dan Mahasiswa Diploma dan S1)
Umum

TEMA
Pengembangan Sumber Daya Manusia Kearsipan
Kearsipan dan Teknologi Informasi
Kearsipan dan Isu-isu Terkini

HADIAH
Masing-masing kategori akan diambil 3 (tiga) pemenang, dengan hadiah:
Pemenang 1 : Uang Pembinaan Rp. 2.000.000,00 + tropi+ piagam
Pemenang 2 : Uang Pembinaan Rp. 1.500.000,00 + tropi+ piagam
Pemenang 3 : Uang Pembinaan Rp. 1.000.000,00 + tropi+ piagam

KETENTUAN LOMBA

1. Naskah berupa hasil penelitian (kajian lapangan, studi pustaka, atau uji coba laboratorium) dan belum pernah dipublikasikan serta belum pernah diikutkan lomba karya tulis jenis apapun dilampiri surat pernyataan bermaterai RP.6000,-,
2. Naskah ditulis dalam Bahasa Indonesia, huruf Times New Roman 12, spasi 1.5, jumlah halaman: 10 – 15, ukuran kertas A4,
3. Sistematika penulisan: abstrak (dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris), pendahuluan, kerangka teori, hasil dan analisis, saran dan kesimpulan, dan daftar pustaka,
4. Cantumkan kategori lomba pada kanan atas naskah,
5. Naskah beserta biodata (dalam format MS Word) dikirim dalam bentuk softcopy ke emaiI: arsip@ugm.ac.id, hardcopy dan fotokopi identitas diri penulis dikirim ke: ARSIP UGM, Gedung L7 lantai 3 komplek Perpustakaan UGM Bulaksumur Yogyakarta paling lambat 31 Juli 2015 cap pos,
6. Naskah yang masuk menjadi hak milik penyelenggara (Arsip UGM),
7. Keputusan juri bersifat mutlak dan tidak dapat diganggu gugat.

WAKTU PELAKSANAAN
Penerimaan naskah mulai tanggal 1 Mei – 31 Juli 2015.
Pengumuman pemenang tanggal 3 September 2015 melalui www.arsip.ugm.ac.id.

sumber: http://arsip.ugm.ac.id/lktk2015/

Soal Kearsipan Pilihan Berganda

Berikut ini kami tampilkan soal-soal kearsipan pilihan berganda. Butir pilihan dimulai dari A sampai E. Berikut ini soal pilihan ganda tersebut:

1. Berikut ini yang bukan termasuk kegiatan kearsipan adalah...
   A. penyimpanan
   B. Penyelamatan
   C. pembuangan
   D. penyusutan
   E. penciptaan
   
2. Arsip yang disimpan di ARNAS adalah...
   A. laporan laba rugi perusahaan
   B. akta notaris pendirian perusahaan
   C. surat-surat rahasia
   D. surat perintah sebelas maret
   E. surat berharga
   
3. Tempat penyimpanan arsip aktif adalah...
   A. filling cabinet, ordner, komputer
   B. filling cabinet, ordner, lemari arsip
   C. filling cabinet,, ordner, folder
   D. ordner, boks arsip, rak arsip
   E.  ordner, folder, boks arsip
   
4. Alat yang digunakan untuk memberi batasan dan petunjuk dalam penyimpanan arsip adalah...
   A. tab
   B. guide
   C. folder
   D. folder tak bergantung
   E. Kartu nama
   
5. folder yang harus disiapkan bila perusahaan ingin menerapkan sistem nomor terminal digit adalah sebanyak...
   A. 10 buah
   B. 26 buah
   C. 100 buah
   D. 365 buah
   E. 1.000 buah
   
6. Bila kita menggunakan sistem tanggal dengan menggunakan filling cabineti,  judul lacinya adalah...
   A. tanggal
   B. hari ke
   C. bulan
   D. tahun
   E. bulan - tahun
   
7. Dr. Susilo Bambang Yudhoyono, indeksnya adalah...
   A. Yudhoyono, Susilo Bambang (Dr.)
   B. Susilo, Bambang Yudhoyono (Dr.)
   C. Bambang, Susilo Yudhoyono (Dr.)
   D. Dr Yudhoyono, Susilo Bambang
   E. Dr. Susilo, Bambang Yudhoyono
   
8. Pada sistem subjek tanpa klasifikasi, terdapat surat sebagai berikut... "Kami tertarik dengan iklan Saudara di beberapa media massa ibu kota beberapa hari ini. Kami minta Saudara dapat mengirimkan beberapa produk yang Anda tawarkan dengan perincian sebagai berikut..."
   Indeks dari surat tersebut adalah...
   A. penawaran
   B. pengiriman
   C. iklan
   D. pesanan
   E. permintaan
   
9. Arsip dengan kode 5678, akan ditemukan di dalam folder ke...
   A. 5
   B. 6
   C. 7
   D. 8
   E. 9
   
10. Untuk mengetahui kelayakan arsip untuk disimpan atau tidak dipertahankan, dapat dilihat dari...
    A. Angka Pemakaian Arsip
    B. Angka kecermatan Arsip
    C. Jadwal Retensi Arsip
    D. Daftar Pertelaan Arsip
    E. Penyusutan Arsip
    

Arsip Elektronik

Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin).

Sedangkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms, 1984, mendefinisikan arsip elektronik sebagai “Machine-Readable Record: Coded information which to be understood, must be translated by a computer”, (Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer).

International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic Records, Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Consultation Draft), 1996. mendefinisikan arsip elektronik sebagai “an electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer”, (arsip elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan
menggunakan komputer digital.)

The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project, 2002 mendefinisikan arsip sebagai “A record that is created (made or received and set aside) in electronic form”, (Arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan dikelola) dalam bentuk elektronik).

Pemerintah Federal Amerika Serikat (36 CFR 1234.2) mendefinisikan arsip sebagai “Electronic record means any information that is recorded in a form that only a computer can process and that satisfies the definition of a Federal record in 44 U.S.C. 3301”, (Arsip elektronik adalah informasi yang direkam dalam bentuk yang hanya komputer yang dapat memprosesnya dan memenuhi rumusan arsip dari Pemerintah
Federal sebagaimana terdapat dalam 44 U.S.C. 3301.)


Ahli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah membuat satu definisi tentang file elektronik.

Electronic file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Informasi Elektronik, menerangkan informasi elektronik adalah adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.

Kemudian Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.

Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari berbagait pengertian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik memiliki konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh karena itu arsip elektronik memiliki kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik.

Pengertian arsip elektronik adalah kumpulan informasi yang direkam menggunakan teknologi komputer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan kembali.

Berdasarkan pengertian arsip elektronik seperti dikemukan diatas, dapat dirinci lagi mengenai unsur-unsur didalamnya yaitu :

1. Kumpulan informasi arsip
2. Teknologi komputer
3. Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik
4. Kepentingan digunakan kembali

Terhadap keempat unsur diatas, dapat dilakukan identifikasi untuk mengetahui apa saja yang akan menjadi objek utama dalam mengelola arsip elektronik, sehingga dengan mengetahui objek utamanya maka dapat ditentukan sistem operasionalnya, serta alokasi sumber daya yang diperlukan.

Kumpulan informasi arsip tersebut, apabila disangkut pautkan dengan ilmu kearsipan (archievologi) seperti yang dijelaskan oleh Drs. Hadi Abubakar , terdapat 3 istilah dalam ilmu kearsipan yang dapat dijadikan inisial dari kumpulan informasi arsip seperti yang telah diterangkan yaitu :

1. File
2. Records
3. Archives

File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif, masih secara langsung digunakan.

Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kersipan pada instansi bersangkutan arsip in aktif sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari.

Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Universitas.

File, record, archive, sebagai kumpulan informasi arsip yang akan diolah menggunakan teknologi komputer dengan hasil yang dapat dilihat, ditampilkan dan atau didengar melalui komputer.

Disamping ketiga inisial kumpulan informasi arsip yang dikemukakan diatas, penulis berpendapat bahwa masih terdapat satu kumpulan informasi yang sangat penting dan integratif dengan file, records, dan archives yaitu letter atau surat. Dengan demikian sesungguhnya terdapat 4 (empat) kumpulan informasi arsip yang terhubung secara integratif melalui teknologi komputer, dan model integratif kumpulan informasi arsip bersifat leveling yaitu :

1. Level letter
2. Level file
3. Level records
4. Level archives

Keempat level diatas, apabila dikonversikan dengan teknologi komputer maka dapat menghasilkan modul-modul arsip elektronik sebagai berikut :

1. e-letter
2. e-file
3. e-record
4. e-archives

Untuk mengintegarsikan masing-masing modul-modul diatas, maka setiap modul tersebut harus dilengkapi dengan metadata serta fasilitas menu pendukung lainnya, dan yang penting diperhatikan adalah susunan masing-masing metadata harus didesign dengan tepat dan akurat yaitu metadata yang wajib diisi (mandatori) dan metadata pendukung (unmandatori).

Dengan design metadata yang akurat, maka akan terjadi aliran aktivasi elektronik terhadap kumpulan informasi arsip dari masing-masing level yang pada akhirnya bermuara pada sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan diharapkan.

Keberadaan teknologi komputer dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi sebagai perangkat kerja utama (main utilities resouces) bagi operasionalisasi  sistem pengelolaan arsip elektronik, dan hampir seluruh proses bisnis atau aktifitas secara manual dalam pengelolaan arsip dapat dilakukan oleh sistem kerja teknologi komputer seperti mencatat, mengindeks, mengolah dan menyimpan arsip hingga menyusun dan menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip mampu dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat dan menarik.

Sedangkan untuk melakukan penilaian (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya manusia kearsipan.

Sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer dapat dimanfaatkan untuk 3 (tiga) proses kerja yaitu :

1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi terbatas hanya merubah bentuk (transformer) dari arsip berbentuk analog menjadi arsip berformat digital, elektromagnetik, optikal.
2. Proses alih media arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang dipergunakan dalam rangka pemeliharaan arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis dalam rangka menjaga keamanan, keselamatan, dan keutuhan arsip tersebut.
3. Proses elektronikisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi secara total mengikuti alur bisnis atau aktifitas pengelolaan arsip, mulai dari hulu, hilir hingga sampai muaranya. Proses elektronikisasi arsip ini yang akan melahirkan model papperless office yang sudah tidak asing lagi terdengar oleh kita.

Secara sistemik komputer beroperasi sesuai dengan proses kerja secara standar elektronik meliputi :

1. Proses input data
2. Proses pengolahan data
3. Proses output data
4. Jaringan dan distribusi data

Berdasarkan proses kerja tersebut, dapat didesign aplikasi penginputan meliputi seluruh modul sistem pengelolaan arsip elektronik yaitu keempat modul seperti yang telah diuraikan diatas, apabila design aplikasi penginputan dapat memenuhi kriteria seluruh level kumpulan informasi arsip maka akan menghasilkan aktivasi elektronik yang integratif dari masing-masing level tersebut.

Selanjutnya kumpulan informasi arsip dari seluruh level yang sudah diinput, akan diolah di central prossesing unit komputer menggunakan seperangkat program dan aplikasi yang sudah didesign sesuai dengan kebutuhan alur kerja pengolahan arsip untuk semua level.

Kemudian output dari sistem kerja komputer tersebut terdiri dari 2 (dua) unjuk kerja yaitu :

1. Informasi arsip elektronik untuk kepentingan bahan perencanaan, pelaporan dan pengawasan serta pengambilan keputusan.
2. Daftar dari masing-masing level kumpulan informasi arsip untuk kepentingan penilaian arsip, layanan keterbukaan informasi publik, kontrol dan pengendalian arsip.

Berkenaan dengan data yang disimpan sebagai dokumen elektronik pemahamannya berkaitan erat dengan tempat menyimpan dokumen elektronik.  

Apabila menggunakan analogi pengorganisasi file, records, archives maka dapat dipahami pengorganisasian file terdiri dari sentralisasi, desentralisasi, atau desentralisasi terkendali, sedangkan pengorganisasian records hanya meliputi records centre, dan terakhir pengorganisasian archives hanya meliputi archival building.

Jika analogi pengorganisasian file, records, dan archives diatas diaplikasi kedalam sistem komputer maka tempatnya hanya satu yaitu data centre atau bank data.

Pada dasarnya arsip yang disimpan itu karena memiliki nilai guna, oleh sebab itu arsip akan dicari, untuk dipergunakan kembali oleh pangguna arsip sesuai dengan kepentingan dari masing-masing pengguna arsip. Berdasarkan kepentingan pengguna arsip dapat dibagi menjadi 4 (empat) kelompok pengguna arsip yaitu :

1. Masyarakat
2. Pelajar
3. Mahasisw
4. Aparatur Pemerintah

Kepentingan untuk menggunakan kembali arsip terhadap empat kelompok diatas, harus memperhatikan prinsip keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan keterbukaan dan ketertutupan arsip maupun prinsip Maximum Acces Limited Exception (MALE) yaitu prinsip yang menghendaki semua informasi pada dasarnya terbuka tetapi menghendaki pula keterbatasan dan pengecualian untuk arsip dengan kriteria tertentu.

Keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik yang dapat diandalkan akan memberikan keuntungan yang besar bagi pengguna arsip karena penemuan kembali arsip dikaitkan penggunaan kembali arsip sangat cepat, akurat serta murah.

Sumber: 

http://library.maranatha.edu/wp-content/uploads/2014/01/Febriadi_Revisi_Apa-dan-Bagaimana-Mengelola-Arsip-Elektronik1.docx

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY

Mengenal Akuisisi Arsip

Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Penambahan khasanah arsip statis dilakukan dalam rangka menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip statis diselamatkan dan dilestarikan di lembaga kearsipan sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa.

Arsip-arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional RI merupakan arsip statis yang berskala nasional yang memiliki nilai guna kesejarahan dalam berbagai bentuk dan media yang diterima dari lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, serta perorangan yang berbengaruh terhadap kepentingan nasional.

Akuisisi arsip statis dilaksanakan berdasarkan peraturan perundangan-undangan dan sesuai dengan kaidah kearsipan. Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara menarik arsip-arsip statis dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan atau menerima arsip statis dari pencipta arsip atau pemilik arsip karena kewajibannya menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan.

Selain itu akuisisi juga dapat dilakukan melalui ganti rugi terhadap pihak yang menyerahkan arsip statis. Mengingat keberadaan arsip statis di lembaga kearsipan sangatlah penting bagi suatu bangsa maka arsip statis yang bernilai sejarah sejatinya tidak lagi berada di pencipta atau di pemilik arsip tetapi berada di lembaga kearsipan.

Dengan demikian rekaman peristiwa yang telah terjadi dalam perjalanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara tidak akan hilang atau terlupakan.

Kegiatan akuisisi merupakan tahap awal dari pengelolaan arsip statis. Proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan dilakukan melalui kegiatan pendataan, penataan, penilaian, hingga penyerahan arsip statis. Pendataan arsip statis merupakan kegiatan penelusuran terhadap arsip statis yang memiliki nilai guna sejarah yang tercipta di lingkungan pencipta dan pemilik arsip.

Kegiatan ini dilakukan guna mengidentifikasi keberadaan fisik arsip beserta Jadwal Retensi Arsip dan Daftar Arsipnya.

Proses akuisisi selanjutnya adalah penilaian terhadap informasi yang terkandung dalam arsip. Penilaian merupakan proses penentuan status akhir arsip yang layak untuk diakuisisi berdasarkan analisis fungsi organisasi pencipta arsip, subtansi informasi serta karakteristik fisik arsip dengan memilah dan memilih arsip yang berketerangan dipermanenkan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu arsip yang memiliki nilai guna sejarah.

Arsip yang bernilai guna sejarah adalah arsip yang memiliki nilai kebuktian (evidential), informasional, dan intrinsik sehingga arsip statis yang layak diakuisisi adalah arsip yang autentik, utuh dan reliable.

Akhir dari proses akuisisi adalah penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan aturan asli.

Penyerahan arsip didokumentasikan dengan berita acara serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan, riwayat arsip, serta fisik arsip. Serah terima arsip diikuti dengan peralihan tanggungjawab pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Sumber: http://www.anri.go.id/home/slide/135

Sejarah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

Landarchief (1892- 1942)

Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini, secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief. Pada tanggal tersebut dikukuhkan pula jabatan landarchivaris yang bertanggungjawab memelihara arsip-arsip pada masa VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan. Adapun landarchivaris pertama adalah Mr. Jacob Anne van der Chijs yang berlangsung hingga tahun 1905. Pengganti Mr. Jacob Anne van der Chijs adalah Dr. F. de Haan 1905 - 1992 yang hasil karya-karyanya banyak dipakai sebagai referensi bagi ahli-ahli sejarah Indonesia. Pengganti de Haan adalah E.C. Godee Molsbergen, yang menjabat dari tahun 1922 -1937. Pejabat landarchivaris yang terakhir pada masa Pemerintahan Hindia Belanda adalah Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven dari 1937 - 1942.

Pada masa pergerakan nasionalisme kebangsaan di Indonesia, terutama pada tahun 1926-1929, Pemerintah Hindia Belanda berusaha menangkis dan menolak tuntutan Indonesia Merdeka. Dalam rangka penolakan tersebut, Lansarchief mendapat tugas khusus, yaitu: ikut serta secara aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah Hindia Belanda, serta mengawasi dan mengamankan peninggalan-peninggalan orang Belanda. Pada tahun 1940-1942 pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Arschief Ordonantie yang bertujuan menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah Hindia Belanda, yang isinya antara lain :

1. Semua arsip-arsip pemerintah adalah hak milik tunggal pemerintah;
2. Batas arsip baru adalah 40 tahun;
3. Arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secarakhusus menurut peraturan-
    peraturan tertentu diserahkan kepada Algemeen Landarchief di Batavia (Jakarta)

Kobunsjokan(1942-1945)

Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, karena pada masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Oleh karena itu, Arsip Nasional RI tidak memiliki khasanah arsip pada masa pendudukan Jepang. Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda bernama Landarchief, pada masa pendudukan Jepang berganti dengan istilah Kobunsjokan yang ditempatkan dibawah Bunkyokyoku. Sebagaimana pegawai-pegawai Belanda lainnya, sebagian pegawai Landarchief pun dimasukkan kamp tawanan Jepang. Meskipun demikian, pada masa tersebut posisi Landarchief sangat penting bagi orang-orang Belanda yang ingin mendapatkan keterangan asal-usul keturunannya. Keterangan dari arsip tersebut diperlukan untuk membebaskan diri dari tawanan Jepang, jika mereka dapat menunjukkan bukti turunan orang Indonesia meski bukan dari hasil pernikahan.

Arsip Negeri(1945-1947)

Secara yuridis, keberadaan lembaga kearsipan Indonesia dimulai sejak diproklamasikan kemerdekaan Indonesia 17 Agustus 1945. Namun demikian tidak dipungkiri, bahwa keberadaan dan perkembangan Arsip Nasional RI merupakan hasil dari pengalaman kegiatan dan organisasi kearsipan pada masa pemerintah Kolonial Belanda (landarchief)  dan produk-produk kearsipannya. Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, lembaga kearsipan (landarchief) diambil oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, dan diberi nama Arsip Negeri. Keberadaan Arsip Negeri ini berlangsung sampai pertengahan tahun 1947 ketika pemerintah NICA datang ke Indonesia.

Landsarchief(1947-1949)

Sejak Belanda melancarkan agresi militer yang pertama dan berhasil menduduki wilayah Indonesia di tahun 1947, keberadaan Arsip Negeri diambil alih kembali oleh pemerintah Belanda. Nama Lembaga Arsip Negeri berganti lagi menjadi landsarchief kembali. Sebagai pimpinan landsarchief  adalah Prof.W. Ph. Coolhaas  yang menjabat hingga berdirinya Republik Indonesia Serikat (RIS) dan diakuinya kedaulatan Pemerintah Republik Indonesia oleh Belanda pada akhir tahun 1949. Setelah itu lembaga kearsipan kembali ketangan Pemerintah Republik Indonesia.

Arsip Negara(1950-1959)

Setelah Konferensi Meja Bundar  tanggal 27 Desember1949,  Pemerintah Belanda melaksanakan pengembalian kedaulatan kepada Pemerintah Republik Indonesia, termasuk  pengembalian lembaga-lembaga pemerintah. Sebagaimana tahun1945-1947, landsarchief ditempatkan kembali di bawah Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K). Pada masa pengambilalihan Landsarchief oleh pemerintah Republik Indonesia Serikat, masih diusahakan konsepsi asli tentang statusnya sebagai Arsip Negeri RIS. Hal tersebut dimaksudkan agar arsip-arsip pemerintah pusat dapat disalurkan ke Arsip Negeri RIS. Namun demikian konsep Arsip Negeri itu tidak bertahan lama. Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri berubah menjadi Arsip Negara RIS.  Sedangkan sebagai pimpinan lembaga Arsip Negara tersebut adalah Prof. R. Soekanto. Prof. R. Soekanto merupakan orang asli Indonesia yang pertama kalinya memimpin lembaga kearsipan Indonesia. Kepemimpinan Prof. R. Soekanto berlangsung selama enam tahun hingga tahun 1957. Sebagai penggantinya adalah Drs. R. Mohammad Ali, seorang sejarawan yang menulis buku Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pergantian ini merupakan awal perubahan dasar dalam kepemimpinan di Arsip Negara, karena untuk pertama kalinya istilah Kepala Arsip Negara dipakai untuk jabatan tersebut. Nama Arsip Negara secara resmi dipakai hingga tahun 1959.

Arsip Nasional(1959-1967)

Arsip Nasional dibawah Kementerian PP dan K

Pada masa kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali diupayakan berbagai usaha untuk meningkatkan peran dan status lembaga Arsip Negara. Langkah pertama yang diambil adalah memasukkan Arsip Nagara dalam Lembaga Sejarah pada Kementerian PP dan K. Perubahan itu ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri nomor 130433/5, tanggal 24 Desember 1957. Berdasarkan SK menteri PP dan K nomor69626/a/s nama Arsip Negara berganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1 Januari 1959.

Arsip Nasional dibawah Kementerian Pertama RI (1961-1962)

Perubahan kelembagaan Arsip Nasional tidak berhenti sampai disitu. Berdasarkan Keputusan Presiden RI nomor 215 tanggal 16 Mei 1961, penyelenggaraan segala urusan Arsip Nasional dipindahkan ke Kementerian Pertama RI, termasuk wewenang, tugas dan kewajiban, perlengkapan materiil dan personalia, serta hak-hak dan kewajiban keuangan dan lain-lain. Tugas dan Fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, sejak keluarnya Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, tugas dan fungsi arsip Nasional tidak hanya menyelenggarakan kearsipan statis saja, akan tetapi juga terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan baru (dinamis).

Arsip Nasional dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus. (1963-1964)

Berdasarkan Keputusan Presiden RI No.188 tahun 1962, Arsip Nasional RI ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Penempatan Arsip Nasional di Bidang Khusus dimaksudkan supaya arsip lebih diperhatikan, karena bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan penelitian sejarah.

Arsip Nasional dibawah Menko Hubra (1963-1966)

Pada tahun 1964 nama Kemeterian Pertama Bidang Khusus berganti menjadi Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra). Perubahan tersebut disesuaikan dengan tugas dan fungsinya dalam mengkoordinasi kementerian-kementerian negara. Dengan bergantinya nama kementerian tersebut, otomatis Arsip Nasional berada di bawah kementerian yang baru tersebut. Dibawah kementerian ini, Arsip Nasional mendapat tugas untuk melakukan pembinaan arsip. Namun demikian, perubahan tersebut tidak mempengaruhi tugas dan fungsiArsip Nasional sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden No.19 tahun1961.

Arsip Nasional dibawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembaga-lembaga Politik (1966-1967)

Berdasarkan Keputusan Wakil Perdana Menteri No.08/WPM/BLLP/KPT/1966, Arsip Nasional ditempatkan di bawah Waperdam RI bidang Lembaga-lembaga Politik. Namun secara fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan kegiatan-kegiatan ilmiah dan kesejarahan.

Arsip Nasional RI(1967- sekarang )

Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara.
Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan status baru tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut;

Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI;
Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang tentang Pokok-pokok Kearsipan.
Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R. Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh karena itu Dra. Sumartini, wanita pertama yang menjabat sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan cita-cita pemimpin sebelumnya.  Atas usaha-usaha beliau, serta atas dukungan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, SH, cita-cita dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab kepada Presiden.  Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI sah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.

Kebijakan ke arah pemikiran untuk penyempurnaan tugas dan fungsi Arsip Nasional RI diwujudkan pada masa kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari, yang menggantikan Dra. Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional tahun 1991 hingga tahun 1998. Pada masa kepemimpinan beliau terjadi perubahan struktur organisasi yang baru dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah TK I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan struktur organisasi tersebut, beliau juga mengembangkan SDM di bidang kearsipan; yakni merekrut pegawai baru sebagai arsiparis. Oleh karena itu, pada masa tersebut jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis. Puncaknya adalah tahun 1995-1996, dimana jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137 orang. Kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsarisebagai kepala Arsip NasionalRI berlangsung hingga tahun 1998. Sebagai penggantinya adalah DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang).

Pada masa kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni, beliau melanjutkan kebijakan kepemimpinan sebelumnya. Dalam rangka meningkatkan wujud sistem kearsipan nasional yang handal, beliau mencanangkan visi ANRI, yakni menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa. Seiring dengan perkembangan politik dan pemerintahan di era reformasi, serta dalam rangka efektivitas dan efisiens, maka Presiden melalui Keputusan Presiden nomor 17 Tahun 2001 mengatur kedudukan, tugas dan fungsi, susunan organisasi dan tatakerja Lembaga Pemerintah Non Departeman. Sehubungan dengan hal tersebut, struktur organisasi ANRI pun disesuaikan dengan Keputusan Presiden tersebut.

Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, M.Si. Tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003, Menggantikan DR. Mukhlis Paeni, Arsip Nasional Republik Indonesia mengembangkan Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai dengan trend perkembangan globalisasi informasi dimana hampir seluruh unit di kantor Pemerintah maupun Swasta telah menggunakan perangkat komputer. SiPATI ini telah di aplikasikan dibeberapa instansi Pemerintah Pusat.

Pada tanggal 6 Juli 2004 Drs. Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan Keputusan Presiden Nomor87/M/2004, tanggal 21 Juni 2004. Dalam masa kepemimpinannya Djoko Utomo, sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan di lingkungan ANRI berusaha mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan berbagai program yang benar-benar disesuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di lingkungan ANRI. Gedung layanan Publik yang berada paling depan yang merupakan ujung tombak layanan masyarakat direnovasi sedemikian rupa sehingga menimbulkan kenyamanan bagi pengunjung yang datang. Kerjasama Nasional dan Internasional digiatkan dalam rangka memajukan dunia kearsipan termasuk kerjasama dalam rangka pengiriman pegawai ANRI untuk belajar di luar negeri.

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya dilakukan di luar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memberikan kursus-kursus yang dapat meningkatkan pengetahuan pegawai sehinggabisa memberikan pengabdian terbaik kepada masyarakat sesuai dengan tugas dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-program lain seperti program Citra Daerah, Citra Nusantara maupun program lainnya seperti program Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan pun terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian diharapkan masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang pada akhirnya nanti akan menimbulkan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsip nya.

Pimpinan Arsip Nasional dari Masa ke Masa

DR. R. Soekanto (1951 - 1957)
Drs. R. Mohammad Ali (1957 - 1970)
Dra. Soemartini (1971 - 1992)
DR. Noerhadi Magetsari (1992 - 1998)
DR. Mukhlis Paeni (1998 - 2003)
Drs. Oman Sachroni, M.Si. (2003 - 2004)
Drs. Djoko Utomo, MA (2004 - 2009)
M. Asichin (2010 - 2013)
Drs. Mustari Irawan, MPA (2013 - Sekarang)

sumber: http://www.anri.go.id/