Kerugian Perusahaan Jika Tidak Menggunakan HRIS Software

Kesalahan atau error pada spreadsheet sering ditemukan akibat beberapa faktor. Di antaranya karena kesalahan manusia, overload data, sampai risiko komputer yang error. Kehilangan data hanyalah salah satu kerugian yang menyebalkan, belum lagi perusahaan berpotensi terkena denda dan kehilangan kepuasan dari para karyawan.

Inilah yang menjadi alasan perusahaan untuk memutuskan beralih ke sistem HRIS yang lebih baik, dengan mekanisme yang jauh lebih aman dibandingkan dengan spreadsheet.

Apa itu HRIS software?

HRIS software merupakan software atau aplikasi online yang berguna untuk data entry, melacak data dan menjadi sumber informasi untuk berbagai departemen HR. Termasuk SDM, payroll, pihak personalia dan departemen akuntansi. Berikut ini beberapa kerugian yang dialami perusahaan apabila tidak memakai HRIS software:

1. Akses Data Terlalu Lamban

Karena menerapkan sistem data yang berbasis spreadsheet atau excel, data harus dikirimkan per file dengan email atau intranet di dalam perusahaan. Hanya saja, hal ini akan menjadi masalah karena data menjadi tidak terupdate secara real – time. Dalam beberapa kasus, hal ini menimbulkan ambigu data karena ada beberapa orang yang memproses satu file dengan nama file berbeda. Oleh sebab itu, pengolahan data berbasis spreadsheet semacam itu sudah tidak relevan digunakan

Dengan menggunakan HRIS software, HR tidak lagi perlu meminta data dari kantor cabang yang jauh untuk membuat report konsolidasi. Hal ini dikarenakan penggunaan software HRIS berbasis web yang membuat HR dapat mengakses data karyawan dengan cepat berbasis cloud.

2. Memperbesar Faktor Kesalahan Manual

Setiap karyawan tentu berusaha keras untuk memberikan yang terbaik. Namun, tentu sebagai manusia, karyawan juga tidak dapat terlepas dari kesalahan. Perhitungan yang salah tentu memberikan dampak yang buruk bagi perusahaan.

Dengan adanya HRIS software, perusahaan dapat terhindar dari kesalahan perhitungan gaji, pajak, ataupun resiko kehilangan data karena sistem pengelolaan data karyawan dapat dilakukan secara otomatis.

3. Risiko Kehilangan Data

Data karyawan merupakan data informasi yang bersifat sensitif karena hanya beberapa orang yang dapat mengaksesnya. Data karyawan sudah seharusnya dilindungi dan menjadi aset terpenting perusahaan.

HRIS software dapat menghindari pencurian data karyawan karena hanya orang – orang tertentu yang dapat mengakses data tersebut.

4. Rumit Karena Berbasis Kertas

Masih cukup banyak perusahaan yang masih menggunakan kertas dalam proses pengajuan cuti, ijin, reimbursement obat. Karena penggunaan kertas ini, staf HR harus lembur untuk menginput data satu per satu dari form tersebut ke spreadsheet atau excel.

Dengan menggunakan HRIS software, karyawan dapat langsung menginputkan data sendiri untuk pengajuan ijin, cuti, dan lain sebagainya. Sehingga HR dapat langsung mengakses dan memproses data tersebut tanpa menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan lebih efisien biaya membeli kertas.

5. Harus Datang Langsung ke Kantor

Bayangkan berapa rupiah yang harus dikeluarkan apabila tim HR harus datang langsung ke kantor hanya untuk mengedit atau mengunggah data? Padahal, di era digital semua perusahaan diharapkan dapat lebih efektif dan efisien biaya. Termasuk biaya transportasi.

Dengan menggunakan HRIS software yang menggunakan sistem cloud, HR dapat mengakses data SDM perusahaan dimana saja dan kapan saja dengan sangat cepat.

6. Menghambat Komunikasi Antar Divisi

Perusahaan di era milenial harus beradaptasi dengan perubahan data yang serba cepat dan dinamis. Komunikasi antar divisi bisa saja terhambat, terutama jika kantor cabang berada di luar kota atau luar daerah yang terkadang jarak tempuhnya cukup jauh.

Dengan menggunakan HRIS software, HR dapat dengan mudah menyampaikan pengumuman penting seperti hari cuti bersama atau reminder pelaporan pajak karyawan langsung melalui akun karyawan.

***

Itulah beberapa kerugian perusahaan yang mengabaikan pentingnya manfaat HRIS software. Pastikan perusahaan Anda telah menerapkan platform LinovHR berbasis HRIS software. Dengan LinovHR, pekerjaan HR dapat menjadi lebih mudah, cepat dan efisien. HRIS software dari LinovHR sudah terjamin kualitasnya dan menjadi andalan bagi banyak perusahaan di seluruh Indonesia. Hubungi tim sales kami sekarang untuk penawaran harga spesial dan akun trial GRATIS!

Biaya Produksi Prototipe Produk Barang dan Jasa

Pengertian Biaya Produksi Dan Biaya Non Produksi

Sebelum menjalankan bisnis, memang diperlukan business plann yang baik. terutama straategi dalam menjalankan usaha, serta menghadapi resiko untuk meningkatkan skalaperusahaan menjadi cakupan yang lebih besar (scale up). Untuk mcndapatkan keuntungan bisnis yang diharapkan, pelaku bisnis tentu sudah mengetahui bagaimana cara untuk mencapainya berdasarkan business plan yang telah dibuat sebelumnya.

Salah satu hal yang perlu diiakukan adalah memperhitungkan mengenai biaya produksi. Tidak sedikit yang beranggapan bahwa biaya produksi adalah hal yang sepele sehingga menganggap remeh dan tidak menyertakannya dalam perhitungan untung rugi sebuah usaha. Namun sebaliknya, biaya produksi sangat penting dalam dunia bisnis. Perlu perhitungan yang tepat dan kalkulasi yang akurat ditambah dengan perhitungan biaya produksi demi tercapainya keuntungan bisnis yang diharapkan.

Biaya adalah pengeluaran ekonomis yang diperlukan untukperhitungan proses produksi. Biaya ini didasarkan pada harga pasar yang berlaku dan pada saat proses ini sudah terjadi maupun belum téljadi. Menurut ilmu ekonomi, biaya terbagi menjadi dua yaitu biaya eksplisit dari biaya implisit. Biaya eksplisit adalah biaya-biaya yang terlihat secara fisik seperti uang. Sedangkan biaya implisit adalah biaya-biaya yang tidak terlihat secara langsung yaitu misalnya penyusutan barang modal.

1) Biaya Produksi

Biaya produksi adalah akumulasi dari semua biaya-biaya yang dibutuhkan dalam proses produksi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk atau barang. Biaya~biaya ini meliputi biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, biaya operasional barang / pabrik, dan lain sebagainya Biaya produksi ini harus diakumulasi secam cermat untuk kemudian dihitung dan dibandingkan dengan laba kotor perusahaan. Selisih pendapatan dikurangi dengan biaya produksi akan menjadi laba bersih perusahaan atau total keuntungan yang diperoleh.

Biaya produksi ini di perlukan untuk mendukung proses pengolahan bahan baku menjadi produk jadi yang siap dipasarkan kepada konsumen. Dalam memproduksi suatu barang tentunya diperlukan sebuah proses produksi yang panjang dan terencana dengan baik demi untuk menciptakan suatu produk yang benar-benar berkualitas

Biaya produksi selanjutnya diklasifikasikan menjadi tiga elemen yakni biaya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead. Tiga elemen biaya tersebut lah yang dapat dibebankan pada produk untuk kepentingan laporan keuangan eksternal.

a. Biaya Bahan Baku Langsung

Biaya Bahan Baku Langsung adalah biaya bahan baku yang dapat ditelusuri pada barang dan jasa yang dihasilkan. Biaya dari bahan-bahan kategori ini dapat secara langsung dikenakan pada produk karena pengamatan secara fisik dapat digunakan untuk mengukur jumlah yang dikonsumsi oleh tiap produk.. Contoh Bahan baku langsung antara lain. Tepung terigu pada roti, pisang pada pisang goreng. Kain kafan untuk jasa penguburan, kawat untuk koreksi gigi, dll.

b. Biaya Tenaga Kerja Langsung

Biaya tenaga kerja langsung adalah biaya tenaga kerja yang dapat ditelusuri pada barang atau penyediaan jasa yang dihasilkan. Pengamatan fisik dapat digunakan untuk mengukur jumlah tenaga kerja yang digunakan untuk memproduksi barang berwujud atau penyediaan jasa.. Contoh dari tenaga kerja langsung ini misalnya, juru masak pada rumah makan, juru parkir pada pelayanan parkir, teller pada bank, sopir pada transjogja dll.

c. Biaya Overhead

Biaya Overhead adalah semua biaya produksi selain bahan baku langsung dan tenaga kerja langsung. Banyak masukan yang diperlukan untuk memproduksi barang atau penyediaan jasa selain bahan baku langsung dan tenaga kerja langsung. Perlu diingat dari komponen biaya tenaga kerja langsung, hanya biaya lembur yang dikategorikan dalam biaya overhead.

Elemen-elemen biaya overhead pabrik

Biaya bahan baku tidak langsung
Biaya tenaga kerja tidak langsung
Biaya depresiasi dan amortisasi aktiva tetap
Biaya reparasi dan pemeliharaan mesin
Biaya listrik dan air pabrik
Biaya asuransi pabrik
Operasi lain-lain

2) Biaya Non Produksi

Biaya non produksi merupakan biaya yang erat kaitannyadengan fungsi pengembangan, pemasaran / distribusi, layanan pelanggan, desain maupun administrasi pada umumnya. Menurut Ilmu ekonomi, biaya non produksi dapat dibagi kedalam dua kategori yakni biaya penjualan yang melingkupi tentang biaya pemasaran / distribusi dan pelayanan kepada pelanggan.Serta yang kedua adalah mengenai administrasi yang melingkupi biaya pengembangan dan adminitrasi umum

a. Biaya Penjualan

Biaya Penjualan adalah biaya-biaya yang diperlukan untuk memasarkan dan mendistribusikan barang atau ajasa. Biaya tersebut sering mengacu pada biaya mendapatkan pesanan/ pelanggan dan memenuhi pesanan/ pelanggan. Misalnya gaji tenaga penjual, iklan, pergudangan, pelayanan, pengiriman dll.

b. Biaya Administrasi

Biaya Administrasi adalah semua biaya yang berhubungan dengan administrasi umum organisasi yang tidak dapat diestimasi secara tepat baik untuk pemasaran ataupun produksi. Contoh biaya administrasi adalah gaji manajemen puncak, biaya administrasi, pencetakan laporan tahunan, akuntansi umum, penelitian dan pengembangan dll. Biaya Penjualan/ pemasaran dan Administrasi adalah biaya yang tidak dapat disimpan atau disebut biaya periode. Biaya periode yang tidak dapat disimpan dibebankan pada periode dimana biaya tersebut terjadi. Oleh karena itu tidak satupun dari biaya ini tampak sebagai persediaan yang dilaporkan pada nareca.

JENIS-JENIS BIAYA PRODUKSI

Untuk mempermudah analisis kita dapat mengelompokkan biaya menjadi biaya variabel, tetap, total, marjinal, dan ratarata.

a. Biaya Variabel (Variabel Cost)

Biaya variabel (variabel cost) merupakan biaya-biaya yang harus dikeluarkan sesuai dengan besarnya output. Semakin besar biaya output yang dihasilkan semakin besar pula biaya variabel, dan sebaliknya semakin kecil biaya yang dihasilkan maka semakin sedikit pula biaya variabel. Misalnya bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi output, tenaga kerja bagian produksi, staf bagian produksi, energi, untuk menjalankan mesin, dan bahan bakar.

Perbandingan antara biaya variabel dan jumlah produksi barang menimbulkan tiga corak, biaya variabel yang bervariasi adalah:

· Biaya proporsional, kenaikan biaya variabel yang dikeluarkan sama dengan jumah produksi.

· Biaya progresif, kenaikan biaya variabel lebih tinggi disbanding jumlah produksi.

· Biaya Degresif, kenaikan biaya variabel lebih kecil diandingkan dengan jumlah produksi.

b. Biaya Tetap (Fixed Cost)

Biaya tetap (fixed cost) adalah biaya yang harus ada dalam proses produksi dipengaruhi oleh besar kecilnya unit barang dan jasa yang diproduksi. Biaya ini biasanya terdiri dari pembayaran kontrak atas bangunan, pembayaran bunga atas utang, sewa peralatan, gaji pegawai tetap, dan sebagainya. Biaya-biaya ini harus tetap dikeluarkan meskipun perusahaan menambah produksi, mengurangi produksi atau bahkan tidak berproduksi sama sekali karena tidak terpengaruh oleh jumlah produksi. Biaya ini senantiasa konstan selama proses produksi berlangsung, sehingga apabila digambarkan dalam bentuk grafik akan terlihat seperti garis lurus mendatar.

c. Biaya Total

Biaya total adalah biaya keseluruhan yang dikeluarkan untuk menghasilkan barang/jasa. Biaya total didapat dari menjumlahkan biaya tetap dengan biaya variabel, atau:

Dengan

TC =Total Cost (biaya total)

FC = Fixed Cost (biaya tetap)

VC = Variabel Cost (biaya variabel)

d. Biaya Marjinal

Biaya marjinal adalah konsep biaya terpenting dalam ilmu ekonomi.Biaya marjinal menunjukkan tambahan biaya yang diperlukan untuk memproduksi satu unit tambahan output. Katakanlah sebuah perusahaan memproduksi 100 unit televisi, dengan biaya total Rp.100.000.000.- Jika biaya total produksi 101 unit televise adalah Rp. 101.000.000,-, Biaya marjinal produksi televise adalah Rp. 1.000.000.- Untuk 1 unit tambahan.

e. Biaya Rata-rata (Avrage Cost)

Perhitungan biaya rata-rata sangat diperlukan karena apabila dibandingkan dengan pendapatan rata-rata suau perusahaan, kita akan mengetahui apakah perusahaan tersebut mengalami kerugian atau sebaliknya.

· Biaya total rata-rata (average total cost) Biaya total rata-rata adalah biaya total dibagi jumlah unit yang diproduksi atau:

Dengan :

ATC = Average Total Cost (biaya total rat-rata)

TC = Total Cost (Biaya total)

Q = Quantity (kuantitas barang yang diproduksi)

f. Biaya tetap rata-rata ( average fixed cost)

Biaya tetap rata-rata atau Average Fixed Cost (AFC) adalah biaya tetap yang dibutuhkan untuk satuan hasil produksi. Biaya tetap rata-rata diperoleh dengan membagi total jumlah biaya tetap dengan total jumlah produksi atau:

Dengan:

AFC = Average Fixed Cost( biaya tetap rat-rata)

TFC = Total Fixed Cost (total biaya tetap)

Q = Quantity (kuantitas barang yang diproduksi)

Semakin banyak barang yang diproduksi, maka akan semakin sedikit proporsi biaya tetap yang melekat pada barang tersebut. Dengan kata lain, semakin banyak barang yang diproduksi, semakin kecil biaya tetap rataratanya.

· Biaya variabel rata-rata (average variable cost)

Biaya variabel rata-rata atau average variable cost (AVC) adalah biaya variabel untuk tiap unit yang dihasilkan. Biaya varabel rat-rata diperoleh dengan membagi total biaya variabel dengan total jumlah produksi atau:

Dengan:

AVC = Average Variable Cost (biaya variabel rata-rata)

TVC = Total Variable Cost (biaya variabel total)

Q = Quantity (kuantitas barang yang diproduksi)

1.2. HARGA POKOK PRODUKSI

a. Pengertian Harga Pokok Produksi

Harga pokok produksi meliputi keseluruhan bahan langsung, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik yang dikeluarkan untuk memproduksi barang atau jasa. Harga pokok produksi terdiri atas tiga komponen utama, yaitu :

Bahan baku langsung yang meliputi : biaya pembelian bahan, potongan pembelian, biaya angkut pembelian, biaya penyimpanan, dan lain-lain.
Tenaga kerja langsung yang meliputi semua biaya upah karyawan yang terlibat secara langsung dalam proses pembuatan bahan baku menjadi barang jadi atau barang yang siap dijual.
Biaya overhead pabrik meliputi semua biaya-biaya diluar dari biaya perolehan biaya bahan baku langsung dan upah langsung.

Mulyadi (2010:17) menyatakan bahwa metode penentuan harga pokok produksi adalah cara perhitungan unsur-unsur biaya ke dalam harga pokok produksi. Dalam memperhitungkan unur-unsur biaya ke dalam harga pokok produksi terdapat dua pendekatan yaitu full costing dan variabel costing. Full costing merupakan metode penentuan harga pokok produksi yang memperhitungkan semua unsur biaya produksi ke dalam harga pokok produksi, yang terdiri dari biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik, baik yang yang berperilaku variabel maupun tetap, dengan demikian harga pokok produksi menurut full costing terdiri dari unsur biaya produksi.

Mulyadi ( 2010 : 18 ) menyatakan bahwa variabel costing adalah merupakan metode penentuan harga pokok produksi yang hanya memperhitungkan biaya produksi yang berperilaku varaibel ke dalam harga pokok produksi, yang terdiri dari bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik variabel.

Harga pokok produksi berfungsi sebagai dasar dalam menentukan harga jual. Untuk menetapkan harga jual, penting bagi perusahaan untuk mengetahui besarnya biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi barang yang akan dijual. Biaya tersebut sering disebut sebagai harga pokok produksi.

Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa harga pokok produksi merupakan biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan suatu barang atau jasa. Harga pokok memiliki fungsi sebagai berikut:

Harga pokok sebagai penetapan harga jual. Harga pokok merupakan hal penting yang perlu diketahui oleh perusahaan karena harga pokok dapat memberikan pengaruh terhadap penentuan harga jual produk tertentu.
Harga pokok sebagai dasar penetapan laba. Apabila perusahaan telah membuat perhitungan harga pokok maka perusahaan dapat menetapkan laba yang diharapkan yang akan mempengaruhi tingkat harga jual suatu produk tertentu.
Harga pokok sebagai dasar penilaian efisiensi. Harga pokok dapat dijadikan dasar untuk mengontrol pemakaian bahan, upah dan biaya produksi tidak langsung. Hal ini dapat dilakukan dengan menetapkan harga pokok standar terlebih dahulu dan kemudian membandingkan dengan harga pokok yang aktual atau yang sebenarnya terjadi. Apakah terdapat selisih antara perhitungan kedua harga pokok tersebut, apabila ada selisih negatif berarti proses produksi yang dilaksanakan belum efisien dan perusahaan perlu menngetahui penyebab terjadinya selisih tersebut, sehingga dapat diambil tindakan koreksi untuk memperbaki kesalahan tersebut sedangkan bila ada selisih positif maka perlu ditelusuri terlebih lanjut atas selisih tersebut apakah karena perusahaan telah menjalankan proses produksi secara efisien atau perhitungan harga pokok standar yang kurang tepat.
Harga pokok sebagai dasar pengambilan berbagai keputusan manajemen. Harga pokok merupakan suatu pedoman penting sekaligus sebagai suatu dasar untuk pengambilan keputusan khusus perusahaan, misalnya:

Menetapkan perubahan harga penjualan.
Menetapkan penyesuaian proses produksi.
Menetapkan strategi persaingan di pasaran luas.
Merencanakan ekspansi perusahaan.
Pengambilan keputusan-keputusan khusus manajemen, seperti apakah akan membeli atau membuat sendiri suatu suku cadang, apakah menerima suatu pesanan khusus dengan harga khusus atau tidak.

1.2.1. PERHITUNGAN BIAYA PRODUKSI

Untuk menghitung biaya produksi diperlukan sebuah contoh yang akan disajikan dibawah ini.

Diketahui untuk membuat sebuah model atau prototype produk sepeda sebanyak 5 unit dibutuhkan biaya sebagai berikut:

· Pembelian bahan baku Rp 500.000

· Diskon pembelian 10 % dari bahan baku

· Ongkos angkut Rp 100. 000.

· Bahan penolong Rp 100. 000

· Biaya tenaga kerja Rp 100. 000 sebanyak 3 orang

· Biaya Sewa gedung Rp 100.000

· Biaya Listrik Rp 50.000

Diminta :

1. Hitunglah Biaya Bahan Baku

2. Hitunglah Biaya Overhead Pabrik

3. Hitunglah Biaya Produksi.

4. Hitunglah harga penjualan produk per unit

Perhitungan biaya bahan baku:

Pembelian bahan baku 500.000

Ongkos angkut 100.000

Potongan pembelian (50.000)

Pembelian bersih 550.000

Jadi biaya bahan baku sebesar Rp. 550.000

Perhitungan biaya overhead pabrik

Bahan penolong 100.000

Biaya listrik 100.000

Biaya sewa gedung 50.000

BOP 250.000

Jadi biaya overhead pabrik sebesar Rp. 250.000

Perhitungan Biaya Produksi

Biaya Bahan Baku 550.000

Biaya Overhead Pabrik 250.000

Biaya Tenaga Kerja Langsung 300.000

Biaya Produksi 1.100.000

Jadi biaya produksi untuk pembuatan model sepeda adalah sebesar Rp 1.100.000

Target produksi 5 unit, maka harga pokok produksi satu unit sepeda adalah Rp. 220.000 Untuk mengambil keuntngan 20 % dari harga produksi maka penjual harus menjual produknya sebesar Rp.264.000,-/unit

Daftar Pustaka

Ayuningsih, Ulfa Rahmatiyah dkk. 2018. Produk Kreatif dan Kewirausahaan SMK. Kelas XI Surakarta : Mediatama
Widiastuti, Ida Ayu dkk. 2017. Produk Kreatif dan Kewirausahaan SMK. Kelas XI. Jakarta : Pustaka Mulia.
Modul Produk Kreatif dan Kewirausahaan PPGJ 2018
https://akuntansiana.id/2018/01/05/biaya-konsep-dan-klasifikasi/
http://kewirausahaan.net/produk-kreatif-dan-kewirausahaan-biaya-produksi-prototype-produk-barang-jasa/
http://iskandarxxx.blogspot.com/2013/11/perhitungan-hpp-dan-biaya-produksi_2651.html

Standarisasi Perabot Kantor

Meja kantor adalah sebuah perlengkapan yang wajib ada di sebuah kantor. Hampir semua kantor memiliki perlengkapan ini. Karena tanpa meja maka karyawan akan kesulitan dalam melakukan pekerjaannya. Meja sendiri merupakan salah satu furniture yang mempunyai permukaan datar dimana pada bagian bawahnya disokong oleh empat kaki dan pada umumnya terdapat laci.

Selain digunakan sebagai alas fungsi lainnya yaitu sebagai tempat untuk meletakkan alat-alat kantor seperti komputer, kertas, pena dan lain sebagainya.. Oleh sebab itu perlu adanya standarisasi perabot kantor sebagai pedoman yang dipakai sebagai ukuran baku perabot kantor berikut ini akan diuraikan standarisasi dari berbagai perabot kantor:

perabot kantor

Meja

a. Jenis-jenis Meja Kantor

Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :

Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.

Meja kantor ada beberapa jenis, dilihar dari ukuranya dan fungsinya jenis-jenis meja kantor adalah:

1) Meja Satu Biro

Meja kantor satu biro adalah meja kantor yang memiliki ukuran meja 150 cm atau lebih besar lagi. Meja kantor 1 biro bukan selalu untuk direktur atau manager, selama meja kantor dengan ukuran 150 cm keatas dapat di kategorikan sebagai meja kantor 1 biro.

Meja kerja satu biro dapat memiliki satu atau dua laci gantung di mejanya. Biasanya untuk meja kantor 1 biro adalah meja kantor direktur.

2) Meja Setengah Biro

Meja setengah biro merupakan meja dengan ukuran sedang dengan panjang = 96,5 cm, lebar =71 cm, dan tinggi = 74 cm. meja kantor ½ biro lebih sering tidak terdapat laci gantung atau laci dorong dimejanya. Meja setengah biro ini biasanya digunakan oleh kepala bagian.

3) Meja Biasa

Meja biasa adalah meja dengan ukuran panjang = 120 cm, lebar = 70-72, dan tinggi – 75 cm. Meja biasa digunakan oleh pegawai biasa.

4) Meja Khusus

Meja khusus adalah meja dengan ukuran dan desain khusus yang penggunaannya dikhususkan untuk pekerjaan tertentu, misalnya juru tik, insinyur, desainer, dan lain-lain.

5) Meja Rapat

Meja rapat adalah salah satu meja yang dirancang untuk mengakomodasi sejumlah orang yang disesuaikan dengan kondisi ruang rapat dimana orang-orang tersebut berkumpul. Meja rapat tersedia dalam beragam bentuk dan gaya. Ada meja rapat yang berbentuk bulat dan juga oval.

Meja rapat dengan ukuran kecil dan dengan gaya atau desain modular kontemporer tentu cocok untuk kantor yang memiliki ruang rapat yang kecil. Meja ini biasanya terbuat dari bahan kayu dengan kualitas terbaik agar memiliki daya tahan yang kuat dan dapat digunakan untuk jangka waktu yang lama serta mudah dalam hal perawatannya.

Jika ditinjau berdasarkan pengguna dan kegunaannya, berikut ini jenis-jenis meja kantor:

1) Meja Staf

Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian administrasi atau tata usaha.

2) Meja Resepsionis

Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan

3) Meja Direksi

Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.

4) Meja Rapat

Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat

5) Meja Samping

Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return.

b. Kriteria Meja Kantor

Karena fungsi meja di kantor adalah untuk menunjang pekerjaan, maka sudah seharusnya meja yang dipilih memenuhi kriteria atau persyaratan yang harus dipenuhi. Beberapa persyaratannya antara lain adalah sebagai berikut:

Permukaan atau alas meja tidak mengkilat karena jika mengkilat bisa mengganggu mata karyawan saat menggunakannya. Karena silau oleh pantulan cahaya yang muncul dari permukaan meja.
Sebaiknya luas meja yang digunakan tidak terlalu berlebihan. Berbeda dengan meja khusus untuk rapat, yang umumnya berbentuk huruf U. luas atau ukuran meja sebaiknya disesuaikan dengan ukuran ruangan di kantor dimana meja tersebut akan diletakkan.
Sebaiknya pilih model meja kantor yang bagian bawahnya terbuka karena membantu sirkulasi udara keluar masuk dengan baik.

Kursi

Kursi dapat di gunakan sebagai tempat duduk untuk menunjang kegiatan dalam bekerja . Dalam jenis nya pun sebuah kursi mempunyai jenis masing-masing seperti kursi makan, kursi tamu, kursi tunggu hingga kursi kantor. Mungkin sebagian dari anda sudah tidak asing lagi dengan nama kursi kantor. Kursi yang sering digunakan di perkantoran atau tempat-tempat dinas . Adapun macam-macam kursi kantor yang harus anda ketahui agar tidak salah dalam memilih kursi, yaitu

1) Kursi Pimpinan

Kursi Direktur, merupakan sebuah kursi kantor yang biasa digunkan oleh seorang pemimpin dengan menggunakan sandaran yang lebih tinggi, biasanya menggunakan bahan oscar sebagai pelapis kursi. Dengan pemilihan warna yang sedikit lebih gelap seperti hitam dan coklat.

2) Kursi Karyawan atau Kursi Staf
Kursi Staff, biasanya digunakan untuk para staff dan karyawan dengan desain yang dapat di putar serta dilengkapi dengan pegangan tangan. Kursi staff itu sendiri menggunakan bahan pelapis seperti kain, karena memiliki harga yang lebih murah. Namun dengan pemilihan warna yang beragam.

3) Kursi Hadap

Kursi Hadap, merupakan salah satu kursi yang sering digunakan untuk meeting, dengan mempunyai desain menggunakan kaki U, kursi ini mempunyai kualitas yang bagus dan lebih kuat karena kaki yang digunakan terbuat dari bahan yang kokoh sehingga dapat di gunakan dalam jangka waktu yang lama.

4) Kursi Tunggu

Kursi Tunggu, atau yang sering di sebut dengan kursi bandara pun menjadi bagian dan termasuk kedalam jenis kursi kantor, karena keberadaannya sangat di butuhkan untuk di tempatkan di ruang tunggu agar tamu yang datang dapat duduk di kursi tersebut.

Kursi ergonomis adalah kursi kerja yang dirancang secara khusus untuk menjaga postur dan menghindari risiko cedera punggung yang disebabkan karena duduk berjam-jam di depan komputer. Kursi ergonomis yang baik akan meningkatkan kenyamanan dan produktivitas kerja penggunanya.

Berbagai tipe, ukuran dan desain kursi ergonomis tersedia di pasaran untuk digunakan baik di kantor maupun rumah (home office) dengan harga yang bervariasi. Tidak mudah untuk menentukan jenis kursi yang terbaik, karena hal tersebut tergantung pada kebutuhan spesifik masing-masing pengguna yang berbeda satu sama lain. Rodney K. Lefler, DC dari Spine-health.com menyebutkan tujuh kriteria umum yang harus diperhatikan dalam memilih kursi kerja untuk memenuhi standar sebagai kursi ergonomis:

Ketinggian tempat duduk: berkisar antara 16 - 21 inci (40 - 53 cm) dari lantai, dan harus dapat disetel oleh pemakai (adjustable).
Lebar dan kedalaman tempat duduk. Standar lebar jok kursi adalah 17 - 20 inci (43 - 51 cm) dengan kedalaman (selisih tinggi dari bagian depan hingga bagian yang menyangga pantat pada tempat duduk/jok) antara 2 - 4 inci (5 - 10 cm).
Lumbar support. Kursi ergonomik harus memiliki setelan penyangga pinggang sesuai kebutuhan spesifik masing-masing pengguna
Sandaran punggung (backrest) dengan lebar antara 12 - 19 inci (30,5 - 48,2 cm)
Material lapisan kursi dari bahan yang dapat "bernapas" (berpori dan dapat mendukung sirkulasi udara sehingga tidak menimbulkan efek negatif apabila digunakan dalam waktu lama)
Sandaran lengan (armrest) yang dapat disetel
Swivel: penyangga putar kursi harus dapat memutar dengan mudah sehingga pengguna dapat meraih sesuatu tanpa harus terlalu merentangkan tubuhnya dengan sudut yang dapat memicu terjadinya cedera

Lemari

Lemari merupakan perabot kantor yang berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan beraneka macam barang.

Berikut ini macam-macam lemari kantor:

1) Lemari Warkat

Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besarnya (volume) antara 0,5 m³ sampai 1 m³ adalah termasuk lemari golongan B. lebih besar dari itutermasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan B termasuk golongan C. lemari ini biasanya dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers) yang belum diolah atau belum di file.

2) Lemari Rak

Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner.

3) Lemari Brankas (Cash Box)

Lemari brandkas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan.

4) Filing Cabinet

Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan.

5) Laci Kartu

Laci kartu yakni lemari yang bentuknya semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil dari pada laci-laci filing cabinet

Lidya Dewi Artika Gultom, S.Pd

Daftar Pustaka

Lutfi, Muhammad.2018. Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana Untuk siswa SMK/MAK Kelas XI.Surakarta:Mediatama
Nagara, Sheddy.dkk.2018.Kesekretarisan Untuk Sekolah Menengah Kejuruan.Jakarta:Macana Jaya Cemerlang
Purwanto,dkk.2016. Modul Guru Pembelajar Sekolah Menengah Kejuruan.Jakarta:

Latihan Mid Semeter

Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana Kantor

A. Fungsi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana. Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut:

Mengadakan analisa terhadap kegiatan yang membutuhkan alat atau media dalam pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media.
Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya.
Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.

Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.

Sarana dan Prasana Kantor

Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, karena tanpa ada rencana maka kegiatan tidak dapat berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana kantor perlu dibuat rencana pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak
bergerak, atau baik langsung maupun yang tidak langsung.

Dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan kantor, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu:

Perencanaan lokasi.
Perencanaan regional.
Perencanaan ekonomi.
Faktor-faktor sosial dan budaya.
Faktor transportasi.
Suplai (Pengadaan) personal.
Faktor-faktor administratif.
Fasilitas-fasilitas kantor.
Pembiayaan, dan
Lokasi (lahan).

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana, yaitu:

Dapat membantu dalam menentukan tujuan,
Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan,
Menghilangkan ketidakpastian, dan
Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

B. Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana. Pengadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang kegiatan kantor agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut:

Pembelian.
Pembuatan Sendiri.
Penyewaan.
Peminjaman.
Pendaurulangan
Penukaran.
Perbaikan atau Rekondisi.

Artikel lain tentang Pengadaan Sarana dan Prasarana. Pengadaaan adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, atau jenis barang bagi keperluan pelakasanaan tugas untuk mencapai tujuan kantor. Dalam pengadaan barang sebenarnya tidak lepas dari perencanaan pengadaan yang dibuat sebelumnya baik mengenai jumlah maupun jenisnya.

Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses kinerja karyawan agar berjalan efektif dan efesien sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki.

Perabot, Perabot merupakan sarana pengisi ruangan, misalnya kursi, lemari, rak, filing cabinet, dan lain-lain. Bangunan, Pengadaan bangunan dapat dilakukan dengan membangun bangunan baru, membeli bangunan, menerima hibah bangunan, menyewa bangunan, dan menukar bangunan.
Tanah, Pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara yaitu : membeli tanah, menerima bantuan/hadiah. Menukar.

Kendaraan, Pengadaan kendaraan tersebut untuk transportasi / mobilitas karyawan dan mempermudah transportasi karyawan dalam melakukan kegiatan. Adapun pengadaan kendaraan dapat dilaksanakan dengan pembelian secara lelang, pembelian melalui proses penunjukan langsung.

C. Fungsi pemeliharaan sarana prasarana kantor

Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya. Menurut Subagyo dalam academia, Pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi fasilitas kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.

Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan
yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan agar kondisi barang tetap dalam keadaan baik atau siap dipakai dan dapat bertahan lama, sehingga dapat menghemat pengeluaran aggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana. Menurut hukum waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dibedakan dalam:

Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang menggunakan barangbarang tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut.

Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misalnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan dapat dilakukan sendiri dan dengan pihak kedua.

Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barang inventarisasi. Pemeliharaan barang inventaris kadang-kadang dianggap sebagai suatu hal yang sepele, padahal sebenarnya pemeliharaan ini merupakan tahap kerja yang tidak kalah pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam administrasi sarana dan prasarana. Pemeliharaan mencakup segala upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik.

Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannnya.
Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud. Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:

Perawatan.

Pencegahan.

Penggantian ringan.

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan :

1) Tujuan pemeliharaan

Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli sesuatu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut.

Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.

Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencetakan secara rutin dan teratur.

Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.

2) Manfaat pemeliharaan

Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.

Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.

Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga terhindar kehilangan.

Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.

Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaaan yang baik.

Dapat disimpulkan pengelolaan menajemen sarana dan prasarana kantor dilihat dari segi pemeliharaan dapat di tinjau dari sifatnya terbagi menjadi empat macam yaitu pemeliharaan berupa pengecekan barang, pemeliharaan berupa pencegahan agar selalu terlihat baik, pemeliharaan berupa perbaikan ringan, dan yang terakhir pemeliharaan berupa perbaikan berat.

D. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya. Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari

pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

Penyimpanan ialah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan disimpan dalam gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang.

Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space), penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan (storage procedure) perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety).

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

Agar barang tidak cepat rusak
Agar tidak terjadi kehilangan barang
Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
Memudahkan dalam pengawasan
Memudahkan dalam analisis barang

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :

Persediaaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
Sifat barang yang disimpan
Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
Prosedur dan tata kerja
Biaya yang disediakan
Tenaga yang diperlukan
Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
Barang yang disimpan ditempat yang memadai
Barang yang disimpan rapai dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci
Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

E. Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat berupa melaksanakan pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk mendapatkan gambaran dan informasi tentang keadaan atau perlengkapan.

Selain itu pengawasan dapat pula berupa pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan

sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib administrasi dan tertib teknis. Wijono dalam academia mengatakan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian seperti disusun serangkaian kegiatan sebagai berikut:

Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan sampai penghapusan.
Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan.
Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis.
Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-masing bila terjadi penyimpangan yang bersifat teknis.
Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lainnya.
Menyusun laporan menyeluruh secara periodik tentang pelaksanaan proses manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit.

Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan prosedur manajemen sarana dan prasarana kantor. Maka dari itu diadakan kegiatan penghapusan, setelah kegiatan penghapusan selesai, proses selanjutnya menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk kemudian dilakukan kegiatan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor.

Di samping itu kegiatan penyusutan terhadap barang atau sarana di dalam fungsi pengawasan sangatlah perlu dilakukan, dikarenakan penyusustan barang penting jika kantor akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi adalah kekurangan tempat penyimpanan.

Penyusutan adalah kegiatan yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak dipakai lagi sehingga tempatnya masih dapat dimanfaatkan. Untuk mengatasi masalah tersebut pimpinan perlu mempertimbangkan adanya tindakan penyusustan barang. Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana yang merupakan bagian dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalu dilakukan dengan cara yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar sarana kantor dapat dimanfaatkan secara optimal

Adapun penghapusan sarana dan prasarana pada dasarnya bertujuan untuk:

Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk, berlebihan atau rusak dan sudah tidak dapat digunakan lagi.
Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris.
Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja.

MODUL
Octa Agustiningtyas
SARANA DAN PRASARANA KANTOR

SOAL PENGADAAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut.

Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain.

Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan,
Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,
Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional,
Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku,
Menyimpan dan memelihara perlengkapan,
Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,
Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

Langkah-Langkah Pengadaan Peralatan Kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

Pengajuan surat permohonan ke gudang,
Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,
Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,
Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk,
Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya,
Bendahara meminta persertujuan pimpinan,
Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan,
Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,
Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang,
Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai :

Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai,
Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,
Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan,
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan,
Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a) Penyimpanan

Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan :

Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan
Memenuhi syarat penyimpanan barang,
Memperhatikan sifat barang yang disimpan,
Memperhatikan jangka waktu penyimpanan,
Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b) Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c) Adminstrasi perlengkapan

Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu produk.

Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.

Langkah-Langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan,
Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang),
Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,
Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,
Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik,
Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,
Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Cara Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

Ceklis alat kantor yang akan dibeli
Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
Memilih teman berbekanja yang tepat
Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri

Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat kita bekerja.

Karakteristik Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu :

Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor,
Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,
Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor seharihari.

Nah jika sudah di baca maka Anda bisa menajutkan mengisi latian berikut ini
SOAL PENGADAAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Penyusun : Wiwin Windarti

MODUL,

Administrasi

Sarana dan
Prasarana
Administrasi

Perencanaan Pengadaan
dan Permintaan Sarana
dan Prasarana Kantor